テレワークを始める日に決めること。勤務時間・連絡・評価を紙にする

対象業務と対象者を先に書く

厚生労働省のテレワークガイドラインは、テレワークを情報通信技術を利用して行う事業場外勤務とし、労働基準法上のすべての労働時間制度で実施できると整理しています。一方で、業務の性質や情報の扱いによって実施しやすさは変わるため、制度名だけで全員を同じ日に切り替える話ではありません。

対象業務、必要な機器、出社が必要な作業、対象者の条件を一枚に書きます。例外を後から個人の交渉に任せず、誰がどの条件で変更を判断するかまで決めると、制度を利用できる人とできない人の差を説明しやすくなります。

機密情報や顧客情報を扱う業務は、利用する端末、通信、保管場所の条件を別に確認します。テレワークの可否を勤務場所の希望だけで決めず、業務の要件から判断するためです。

始業・終業と中抜けを記録する

ガイドラインは、テレワークでも労働時間の適正な把握が必要だとし、中抜け時間、長時間労働、時間外・休日・所定外深夜労働の手続、メール送付の抑制やシステムへのアクセス制限を検討事項として挙げています。自宅にいることを理由に、働く時間の境界を曖昧にしないためです。

始業と終業の報告方法、休憩や中抜けの扱い、時間外の依頼先、緊急時の連絡手段を就業規則や運用文書にそろえます。連絡にすぐ応じることを評価の前提にすると、制度を使っていても仕事が終わらない状態になりやすいので、応答可能な時間帯を別に示します。

安全衛生を、家の環境まで広げる

厚生労働省は、事業者向けと労働者向けに、テレワーク時の安全衛生や作業環境を確認するチェックリストを公開しています。机や椅子、画面の置き方、室内の環境などを確認する入口になります。

会社が費用を負担する機器、相談する窓口、作業環境に不具合があったときの申告方法を決めます。自宅の広さや同居人の状況には個人差があるため、一つの机の写真を全員の基準にせず、困りごとを申告できる仕組みを併せて用意します。

試行期間の判定を決める

厚生労働省は、労使で話し合ってテレワークのルールを定め、就業規則に定めて労働者に周知することが望ましいとしています。試行するなら、業務の遅延、連絡の重なり、作業環境の申告件数など、制度を続けるか見直すために確認する項目を先に置きます。利用日数だけでは、働きやすさや業務の質までは判断できません。